题 解
记录就是把会议情况或报告内容如实地记录下来的文字材料。
理 由
俗话说:“好记性不如烂笔头”,意思是说,不论记忆力如何的强,也不如最差的笔管用,因为记性再好,也有记不住的地方。而且,随着时间的推移,记住的东西就会越来越少,而用笔记录的东西,一是保证记录得全面、透彻;二是不会随时间的推移而减少。把一次会议的程序、内容及出席者的情况记录下来,可以帮助别人分析研究问题,总结经验,便于传达,利于执行以及存档备查,便于会后衡量得失。记录看似简单,作用却是不可低估的。而且,作记录的过程,还是一个集中精力、敏锐分析、迅速抓住对方讲话内容、要点、层次,迅速如实记录的过程,总之能锻炼“听话”,速记等能力。
操作指导
怎么做记录呢?
首先应区分记录的种类,不同种类的记录是不同的。记录一般有两类:报告记录和会议记录。
报告记录就是记录别人作的报告。它一般有报告题目、报告人、报告时间、地点及报告内容等几项。报告记录又分详记、略记几种。凡是重要报告,要求回去传达并贯彻执行的报告,必须详详细细记下报告内容,并且尽量记原话;而一般报告则只记记要点便可以了。前者是详记,后者是略记。
会议记录是对一次会议的情况所作的记录。它一般分为两部分。第一部分为会议的组织情况,要求写清会议名称、次数、开会的时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数等,要求写清出席人的姓名,主持人及记录人的姓名。第二部分为会议内容,要求写清发言、决议、问题。对重要决议,还要写清赞成者是谁,反对者是谁,弃权者是谁。
会议记录也有详记、略记两种。采用什么记录方式,要依会议的重要程度去灵活掌握。
会议的中间休会及最后散会也应写出来。
最后记录人应签名,特别重要的会议记录,还要求主持人审查签名。
其次,记录应真实、准确。真实是指记录是客观实际的记录,记录人不得在里面添加东西;准确是指记录符合实际,要点的归纳不能走样。
第三,真实、准确的记录,一是取决于记录者的水平;二是取决记录者的态度。记录水平是指听写能力、综合能力、分析能力的强弱,要点抓得快,抓得准,记录的速度也快,这是记录做得好的一个条件;记录者的态度是指记录是否认真。常见的问题是会议开始时记得很认真,后来就松松散散,结果虎头蛇尾。总之,想记出好的记录,既要端正态度,又要提高水平。
训 练
谁都参加过会议,请你给最近参加的一次会议作个记录。
要求写成较详细的记录。
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